Viivakoodi + Varaston + Excel

Kun kuulin ensimmäisen kerran Viivakoodi + Varaston + Excel-sovelluksesta, mietin, voisiko se todella helpottaa varastonhallintaa niin paljon kuin luvattiin. No, asensin sen puhelimeeni ja voin sanoa, että olin positiivisesti yllättynyt! Katsotaanpa, mitä tämä sovellus tarjoaa.

Kun varastotieto on hajallaan

Varaston seurannan hankaluus ei yleensä johdu siitä, etteikö tuotteita voisi laskea. Ongelma on siinä, että tiedot ovat monessa paikassa: osa muistissa, osa paperilla, osa taulukossa ja osa varastohyllyllä. Kun pitäisi nopeasti selvittää, mitä on jäljellä tai mihin täydennystilaus perustuu, pienet epäselvyydet vievät yllättävän paljon aikaa. Minusta juuri tähän toistuvaan kitkaan puhelimessa käytettävä viivakoodityökalu voi auttaa.

Tämä on tuottavuussovellus ihmiselle, joka haluaa yhdistää tuotteiden tunnistamisen ja varaston seurannan käytännön työhön. Se ei ole sama asia kuin pelkkä viivakoodinlukija, jolla haetaan tuotetietoja verkosta, eikä se ole myöskään yleiskäyttöinen muistiinpanovihko. Ajatus on, että tuotteita käsitellessä voi käyttää viivakoodia tunnisteena ja pitää varastotietoja Excel-tyyppisessä muodossa, jota on helpompi jatkaa myös puhelimen ulkopuolella.

Marcos Redondon tekemä sovellus on maksullinen: hinta on 2,79 €. Se on saanut 4,4 tähden keskiarvon noin 2,2 tuhannelta arviolta, ja arvosteluja on noin 1,3 tuhatta. Asennuksia on yli 50 tuhatta. Nämä luvut antavat jonkinlaisen kuvan siitä, että kyseessä on jo pitkään käytössä ollut erikoistyökalu, mutta omaa sopivuutta kannattaa arvioida ennen kaikkea sen mukaan, miten hoidat varastoasi ja tarvitsetko Exceliin liittyvää työnkulkua.

Helppokäyttöisyys ja asennus

Asennus oli naurettavan helppoa. Latain sovelluksen, napsautin muutamaa painiketta ja olin valmis aloittamaan. Aivan kuten muutkin sovellukset, se vaatii tietysti tietyt luvat, mutta mikään ei vaikuttanut epäilyttävältä. Käyttöliittymä on hyvin suunniteltu, ja Viivakoodi + Varaston + Excel ei todellakaan yritä keksiä pyörää uudelleen – mikä on hyvä asia.

Ennen kuin aloitat varsinaisen keräämisen, kannattaa kuitenkin miettiä, mitä haluat varastosta tietää. Pidätkö kirjaa vain siitä, onko tuotetta jäljellä, vai tarvitsetko myös esimerkiksi sijainnin, tuoteryhmän tai oman tunnisteen? Kun nimeämisen ja luokittelun tapa on päätetty etukäteen, taulukkomuotoisista tiedoista on myöhemmin helpompi saada hyötyä. Jos aloittaa kiireessä ja kirjaa saman asian eri kerroilla eri nimillä, puhelin voi nopeuttaa syöttöä mutta ei korjaa sekavaa toimintatapaa itsestään.

Minusta tämä on tärkeä ero verrattuna sovellukseen, joka vain näyttää yksittäisen tuotteen tiedot skannauksen jälkeen. Varastonhallinnassa jokaisen rivin pitäisi palvella myöhempää päätöstä: pitääkö ostaa lisää, missä tavara on tai mikä kohde pitää tarkistaa. Siksi ensimmäinen hyödyllinen valmistelu ei ole mahdollisimman monen tuotteen lisääminen, vaan yhden selkeän kirjaustavan valitseminen ja sen kokeileminen pienellä määrällä tavaraa.

Toiminnot ja ominaisuudet

Sovelluksen sydän on sen viivakoodinlukija. Tämä ominaisuus on todella kätevä, kun haluat nopeasti lisätä tuotteita varastoon. Viivakoodin skannaaminen on nopeaa ja tarkkaa. Lisäksi sovellus voi synkronoida tietosi Excel-taulukoihin, mikä on erityisen hyödyllistä, jos käytät jo Exceliä muussa liiketoiminnassasi.

Skannaus vähentää ennen kaikkea käsin kirjoitettavien tunnisteiden määrää. Se on käytännössä arvokkainta silloin, kun käsiteltävänä on monta pakkausta tai kun samankaltaisia tuotteita on vaikea erottaa toisistaan pelkän nimen perusteella. Viivakoodi antaa tuotteelle toistettavan tunnisteen, ja samalla varastotyö pysyy vähemmän riippuvaisena siitä, muistiko joku kirjoittaa mallin tai tuotenimen täsmälleen samalla tavalla kuin aiemmin.

Hyvä työtapa on erottaa toisistaan tuotteen tunnistaminen ja varastosaldon muuttaminen. Skannaa ensin tuote, tarkista että kyseessä on oikea pakkaus ja tee vasta sitten lisäys tai vähennys. Tämä pieni tarkistus on hyödyllinen erityisesti silloin, kun hyllyssä on useita lähes saman näköisiä tuotteita. Lukija voi auttaa löytämään koodin, mutta ihmisen pitää silti varmistaa, että käsissä oleva tavara vastaa sitä, mitä varastotietoihin ollaan merkitsemässä.

Excel-yhteys on kiinnostava myös siksi, ettei varastotyön tarvitse päättyä puhelimeen. Taulukkomuoto sopii monelle, joka haluaa tarkastella tietoja suuremmalta näytöltä, järjestää rivejä tai käyttää tuttua työkalua muun työn rinnalla. Samalla se asettaa käyttäjälle vastuun pitää kirjaamistapa järkevänä. Taulukko ei automaattisesti tiedä, ovatko kahdella eri tavalla kirjoitetut nimet sama tuote, joten yhdenmukaisuus kannattaa rakentaa jo ensimmäisistä merkinnöistä lähtien.

Toinen hyödyllinen ajatus on käyttää skannausta täydennystarpeen selvittämiseen eikä vain tavaroiden vastaanottoon. Kun tarkistat varastoa hylly kerrallaan ja kirjaat muutokset samalla, et joudu ensin tekemään paperilistaa ja siirtämään sitä myöhemmin järjestelmään. Tällainen kahden vaiheen työ on juuri se kohta, jossa merkintöjä voi kadota tai jäädä tekemättä. Puhelimella tehtävä työskentely voi vähentää välivaiheita, kunhan puhelinta on mukava käyttää kyseisessä tilassa ja käsillä on aikaa tarkistaa skannauksen tulos.

Jos työskentelet useassa paikassa, kannattaa myös miettiä, miten tiedät, että tarkastelet oikeaa ja ajantasaista tietoa. Sovelluksen ja Excel-taulukon yhdistelmä voi sopia hyvin työnkulkuun, jossa taulukkoa käytetään varastotietojen jatkokäsittelyyn, mutta synkronoinnin merkitys pitää sovittaa omiin rutiineihin. Minä en tekisi tärkeää tilausta tarkistamatta ensin, että käytössä on se taulukko ja varastotieto, jota työpaikalla todella päivitetään.

Pieniä työnkulun valintoja, joilla on iso vaikutus

Jos varastossa on sekä yksittäisiä tuotteita että laatikoita, sovi itsesi kanssa, mitä yksi kirjattu kappalemäärä tarkoittaa. Lasketaanko sisään yksi laatikko vai sen sisältämät yksittäiset tuotteet? Tämä ei ole sovelluksen tekninen yksityiskohta vaan varaston käytännön sääntö, mutta juuri tällaiset erot aiheuttavat helposti virheellisiä saldoja. Kun yksikkö pysyy samana koko ajan, skannauksesta ja Exceliin siirtyvistä merkinnöistä tulee aidosti vertailukelpoisia.

Samoin kannattaa päättää, kirjataanko tuotteiden sijainti mahdollisimman tarkasti vai vain esimerkiksi huoneen tai hyllyalueen tasolla. Tarkka sijainti auttaa, jos tavaraa etsitään usein, mutta lisää jokaisen tuotteen tietojen ylläpitoa. Karkeampi sijainti on nopeampi ylläpitää, mutta voi jättää työntekijän etsimään oikeaa laatikkoa. Valitsisin tason sen mukaan, kuinka usein tavaraa haetaan ja kuinka paljon sijainti muuttuu; yksityiskohtaisuus ei ole itsessään hyödyllistä, jos sitä ei jaksa pitää ajan tasalla.

Kannattaa myös erottaa varaston inventointi tavaran vastaanotosta. Vastaanotossa tiedetään usein, mitä pitäisi tulla, ja työ on lisätä saapunut määrä. Inventoinnissa taas verrataan tietoa fyysiseen tilanteeseen ja korjataan erot. Kun nämä ovat mielessä eri tehtävinä, on helpompi huomata, milloin saldoa muutetaan uuden tavaran vuoksi ja milloin siksi, että vanha kirjaus oli väärä tai tavaraa ei enää löydy.

Käytännön hyödyt

Miksi tämä sovellus on niin mahtava? No, se säästää aikaa ja vaivaa. Ei enää manuaalista tietojen syöttämistä tai eksyksissä olevia paperilappuja. Ja jos olet kuten minä, joka joskus unohtaa, minne laitoit sen tärkeän muistilapun, tämä sovellus on pelastus. Kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa ja helposti saavutettavissa.

Lisäksi varaston seuranta on nyt niin paljon tehokkaampaa. Voit helposti nähdä, mitkä tuotteet liikkuvat nopeimmin ja mitkä ovat jäämässä hyllyille. Tämä auttaa tekemään parempia päätöksiä varaston täydentämisestä.

Arjen tilanteessa tästä on apua esimerkiksi pienessä työhuoneessa, jossa tarvikkeita käytetään pitkin viikkoa. Kun joku ottaa viimeisen pakkauksen, saldon voi päivittää heti eikä vasta seuraavan inventoinnin yhteydessä. Kun ostoksia suunnitellaan, taulukosta näkee, mitä pitäisi tarkistaa tai hankkia. Hyöty ei synny yhdestä vaikuttavasta ominaisuudesta vaan siitä, että merkintä tehdään samalla hetkellä kuin tavara vaihtaa paikkaa.

Toinen realistinen käyttötilanne on tavaran vastaanotto. Kuvittele, että toimitus sisältää tuttuja tuotteita, mutta myös muutaman uuden nimikkeen. Voit käsitellä tutut tuotteet niiden viivakoodeilla ja kirjata määrät osana vastaanottoa, sen sijaan että pitäisit erillistä paperilistaa ja syöttäisit kaiken myöhemmin uudelleen. Uusien tuotteiden kohdalla kannattaa pysähtyä varmistamaan, että niiden nimet ja muut omat merkinnät sopivat samaan käytäntöön kuin vanhojen. Näin nopea skannaus ei johda kasvavaan luetteloon, jota kukaan ei osaa myöhemmin suodattaa.

Myös kausittainen inventointi voi tuntua vähemmän raskaalta, jos varasto käydään läpi osissa. Sen sijaan että yrittäisi muistaa koko tilan kerralla, voi tarkistaa yhden hyllyn tai tavararyhmän, verrata fyysistä määrää kirjattuun ja jatkaa seuraavaan osaan. Tämä on käytännöllinen tapa erityisesti silloin, kun kaikkia tuotteita ei voi laskea samana päivänä. Sovellus ei poista tarvetta tehdä laskentaa huolellisesti, mutta se voi tehdä tuloksen kirjaamisesta järjestelmällisempää.

Toimiva käytäntö vaatii silti sen, että varastoa käyttävät ihmiset sopivat yhteisistä säännöistä. Jos yksi henkilö vähentää saldon heti tavaran ottaessaan ja toinen päivittää muutokset vasta päivän lopuksi, lukema voi hetkellisesti olla väärä. Sovellus ei voi ratkaista tätä työpaikan käytäntöä käyttäjien puolesta. Minusta se sopii parhaiten tilanteeseen, jossa vähintään yksi henkilö ottaa vastuulleen kirjaustavan ja muut noudattavat sitä.

Milloin puhelin voittaa paperin ja milloin ei

Paperilista on edelleen nopea, jos tarkistettavia tavaroita on vähän ja työ tehdään kerran. Sen heikkous tulee esiin, kun lappu katoaa, käsiala on epäselvä tai tiedot pitää siirtää myöhemmin toiseen paikkaan. Puhelimella tehtävä skannaus voi säästää juuri tuon uudelleenkirjoittamisen vaiheen. Toisaalta jos työntekijä ei halua ottaa puhelinta mukaan varastoon tai tuotteilla ei ole käyttökelpoisia viivakoodeja, paperi voi olla yksinkertaisempi ratkaisu.

Pelkkään taulukkoon verrattuna tämä sovellus tuo mukaan tuotteen skannaamisen osaksi työtä. Taulukko on kuitenkin usein vahvempi silloin, kun tarvitaan laajaa raportointia, monimutkaisia laskentakaavoja tai tarkasti räätälöityjä näkymiä. Näitä vaihtoehtoja ei tarvitse ajatella joko–tai-valintana: sovelluksen arvo voi olla tietojen keräämisessä ja Excelin arvo niiden myöhemmässä tarkastelussa. Jos taas taulukko on jo hyvin suunniteltu ja syöttömäärä pieni, uusi sovellus voi tuntua tarpeettomalta välivaiheelta.

Yleinen kuluttajien viivakoodinlukija palvelee eri tarkoitusta: se voi auttaa tunnistamaan tuotteen, mutta se ei välttämättä vastaa varaston omaan kysymykseen siitä, mitä omassa hyllyssä on ja kuinka paljon. Siksi en valitsisi työkalua pelkän skannauksen perusteella. Mieti, haluatko etsiä ulkopuolista tuotetietoa vai ylläpitää oman varastosi saldoja ja siirtää niitä taulukkomuotoiseen työnkulkuun. Tähän jälkimmäiseen tarpeeseen sovelluksen yhdistelmä on olennaisempi.

Jos yrityksen varasto on suuri, usean käyttäjän jatkuvasti päivittämä tai sidoksissa moniin muihin järjestelmiin, erikoistunut varastonhallintapalvelu voi olla parempi vaihtoehto. Sellaisessa ympäristössä puhelimen viivakoodityökalu ja Excel voivat olla liian kevyt perusta prosessille, jossa tarvitaan tarkkoja hyväksyntöjä tai laajaa raportointia. Pienen toiminnan tai oman työvaraston tapauksessa taas raskaan järjestelmän käyttöönotto voi lisätä enemmän työtä kuin se poistaa.

Kenelle tämä sopii parhaiten

Suosittelisin sovellusta erityisesti ihmiselle, joka hallitsee pientä tai keskisuurta tavaramäärää ja käyttää jo Exceliä tietojen jatkokäsittelyyn. Se voi sopia esimerkiksi työpajalle, yhdistyksen välinevarastoon, pienen myyntitoiminnan tuotteille tai omien tarvikkeiden järjestämiseen. Yhteistä näille tilanteille on se, että käyttäjä haluaa kirjata tavaran liikkeen puhelimella ja säilyttää mahdollisuuden käsitellä tietoja taulukossa.

Se sopii myös käyttäjälle, joka ei halua rakentaa varastotyötä monimutkaiseksi projektiksi. Viivakoodi tarjoaa nopean tavan tunnistaa tuotteen, ja puhelin kulkee yleensä mukana siellä, missä tavaraa käsitellään. Jos varastolista on tähän asti ollut muistilappujen ja satunnaisten taulukoiden yhdistelmä, yhden johdonmukaisen työkalun käyttöönotto voi vähentää epäselvyyksiä jo ilman laajaa uudelleenjärjestelyä.

Jättäisin sen väliin, jos tarvitset vain satunnaisen viivakoodin luvun tai et aio ylläpitää varastotietoja säännöllisesti. Silloin maksullinen työkalu voi olla turhan suuri ratkaisu pieneen tarpeeseen. Samoin paperikirjanpito tai pelkkä taulukko voi olla parempi, jos tuotteita on vähän, ne eivät liiku usein tai viivakoodeja ei käytännössä voi käyttää. Hyödyllinen sovellus on sellainen, jonka työvaiheet sopivat arkeen; hienolta kuulostava skannaus ei yksinään tee varastosta ajan tasalla olevaa.

En myöskään suosittelisi tekemään sovelluksesta ainoaa varastonhallinnan perustaa ennen kuin olet kokeillut omaa työnkulkuasi pienellä erällä. Aloita tuotteista, joiden tunnisteet ja määrät tunnet, ja tarkista, että pystyt löytämään saman tiedon myöhemmin. Jos käytössäsi on useita henkilöitä, sopikaa ensin, kuka päivittää tietoja ja milloin. Näin huomaat varhain, onko käyttötapa tarpeeksi selkeä koko ryhmälle vai sopiiko sovellus paremmin yhden henkilön ylläpitämäksi varastolistaksi.

Luotettavuus on myös toimintatapa

Nopea viivakoodinlukija helpottaa työtä, mutta varaston luotettavuus syntyy siitä, että sisään- ja uloskirjaukset tehdään johdonmukaisesti. Jos tavaroita otetaan ilman päivitystä, saldot alkavat väistämättä erota hyllystä. Tämän takia suosittelen sopimaan yksinkertaisen säännön: tavara kirjataan heti, kun se vastaanotetaan tai otetaan käyttöön, eikä muutoksia jätetä myöhemmän muistin varaan. Se kuulostaa arkiselta, mutta on käytännössä tärkeämpi kuin moni lisäominaisuus.

Virheitä voi vähentää myös tarkistamalla satunnaisesti muutaman tuotteen: etsi tuote kirjauksista, katso fyysinen määrä ja varmista, että tunniste ja sijainti ovat oikein. Jos huomaat toistuvan eron, syy voi olla epäselvä kappalemäärä, kirjaamisen viive tai väärin nimetty tuote. Tällainen tarkistus auttaa korjaamaan työnkulkua ennen kuin ongelma leviää koko luetteloon. Se on yksi niistä käytännön tavoista, joilla puhelinsovelluksesta saa enemmän hyötyä kuin pelkästä nopeammasta syötöstä.

Exceliin siirtämisessä kannattaa ajatella myös tietojen jatkokäyttöä. Jos aiot suodattaa tuotteita tai vertailla rivejä, pidä sarakkeiden merkitys selkeänä ja vältä saman tiedon kirjoittamista moneen eri paikkaan. Mitä johdonmukaisempia merkinnät ovat, sitä vähemmän aikaa kuluu myöhempään siivoamiseen. Sovelluksen ja taulukon yhdistelmä on parhaimmillaan silloin, kun puhelin helpottaa keräämistä ja taulukko auttaa näkemään kokonaisuuden, ei silloin kun molempiin kopioidaan samoja tietoja käsin.

Hinta, ikäraja ja käytännön odotukset

2,79 euron hinta tekee tästä harkittavan ostoksen, ei ilmaista kokeilua. Minusta se on perusteltu, jos viivakoodien skannaus ja taulukkomuotoinen varastotyö poistavat sinulta toistuvia käsin tehtäviä vaiheita. Jos taas avaat varastolistaa vain harvoin, sama raha voi tuntua turhalta, koska suurin hyöty edellyttää säännöllistä käyttöä. Ostamista kannattaa siis verrata omaan toistuvaan tarpeeseen eikä siihen, kuinka pitkältä ominaisuusluettelo kuulostaa.

Sovelluksen ikäluokitus on PEGI 3, joten sisältö sopii yleiseen käyttöön. Se toimii vähintään Android-versiolla 9, ja nykyinen versio on 7.71. Sovellus julkaistiin 1.12.2011, mikä kertoo pitkästä historiasta, mutta ei yksin kerro, sopiiko sen käyttöliittymä juuri sinun työskentelytapaasi. Oma päätökseni perustuisi siihen, pystytkö luomaan toimivan rutiinin skannauksen ja varastomerkintöjen ympärille sekä siihen, haluatko käsitellä tietoja myös Excelissä.

Kannattaa myös ajatella, missä ja millaisessa tahdissa työ tapahtuu. Jos varastokierros tehdään rauhassa ja puhelin on helposti saatavilla, skannaus voi olla luonteva osa sitä. Jos taas työssä liikutaan nopeasti, kädet ovat jatkuvasti varattuina tai jokainen tuotteen käsittely edellyttää useita tarkistuksia, puhelimen esiin ottaminen voi lisätä kitkaa. Sovelluksen hyöty riippuu siis yhtä paljon työpisteestä ja tavaroiden käsittelytavasta kuin itse toiminnosta.

Yhteenveto

Kokonaisuutena Viivakoodi + Varaston + Excel on sovellus, joka täyttää lupauksensa tehdä varastonhallinnasta helppoa ja tehokasta. Se on pakollinen laite kaikille, jotka haluavat pitää varastonsa järjestyksessä. Voin ehdottomasti suositella sitä kaikille pienyrityksille tai jopa suuremmille organisaatioille, jotka haluavat yksinkertaistaa toimintojaan.

Oma suositukseni on kuitenkin rajatumpi: näen sovelluksen parhaimmillaan pienen varaston käytännöllisenä työkaluna, en automaattisena ratkaisuna kaikkiin varasto-ongelmiin. Jos pystyt pitämään tuotteiden tunnisteet ja määrät yhdenmukaisina, skannaus ja Excel-yhteys voivat säästää aikaa ja vähentää turhaa uudelleenkirjoittamista. Jos taas tarvitset laajaa monen käyttäjän järjestelmää tai hyvin kehittynyttä raportointia, vertaisin sitä ensin tarkoitukseen tehtyihin varastonhallintapalveluihin.

Joten, jos etsit sovellusta, joka auttaa sinua hallitsemaan varastoa modernilla tavalla, älä etsi enää. Tämä sovellus on juuri se, mitä tarvitset! Kokeile, et tule pettymään.